現場のやりとりをAIに文字起こしさせたら、聞き間違いが減りました | 磐田市でエコキュートのことは静岡エコキュート専門相談窓口 | ブログ

こんにちは。総合設備メンテナンス 合同会社DIEGOの西原です。

前に、電話に出られないぶんをAI受付にお願いした話を書きました。

今日はその続きのような話で、現場でのやりとりを「AI 文字起こし」で文字にしていることを書いてみます。

道具の紹介というより、「小さな設備会社がこんな使い方をしています」という記録です。

お客様にとってどう関わるのかも、あとのほうに書きました。

手が汚れていると、メモが取れないんです

現場でお客様とお話ししていて、いちばん困るのがメモです。

脚立の上にいるとき、手が油で汚れているとき、天井裏に頭を入れているとき。

「あとで書こう」と思ったことが、車に戻るまでに半分くらい抜けてしまいます。

抜けやすいのは、たとえばこういうところです。

• 型番の英数字（似た並びが多くて、記憶だと入れ替わります）
• 「いつから」「どんなときに」という条件
• ついでに聞かれた別の場所のこと
• お客様の都合のいい曜日や時間帯

どれも、あとの段取りに関わることばかりです。

聞き直せばいいのですが、お客様に同じことを二度言わせてしまうのは、やっぱり申し訳ないと思っていました。

やっていること：しゃべって残して、あとで文字にする

今はこうしています。

1. 現場を離れたところで、スマホに声で残す

「◯◯様、室外機のファンから音、朝いちだけ、型番は控えた写真あり」くらいの独り言です。書くより速いので、車に乗る前に終わります。

2. 事務所のパソコンに入れると、AIが文字にする

音声のファイルを渡すと、文章になって出てきます。待っているあいだにできあがるので、報告書を書く前の材料がそろいます。

3. その文字を、報告や見積の下書きに使う

そのまま出すわけではありません。文字になったものを見ながら、私が書き直します。

やってみて分かったのは、文字起こしは「完成品を作る道具」ではなくて「忘れないための道具」だということです。

文章を書く手間はあまり減りません。減ったのは、思い出そうとしている時間です。

できること・苦手なこと

使う前に期待しすぎて、あとでがっかりしたところもありました。

今の感覚は、だいたいこんなところです。

ですので、型番と固有名詞は、必ず私が写真や控えと見比べて直します。

ここを人がやらないと、間違いがそのまま報告書に乗ってしまいます。そこは自動にしていません。

「要約」もやらせてみたことがありますが、短くまとまるかわりに、大事な条件が落ちることがありました。

社内のメモならよいのですが、お客様にお出しするものは、今のところ自分で書いています。

気をつけていること

録音は、必ず先にお断りしてから

お客様の前で残すときは、「あとで間違えないように、声で控えさせてください」と先に申し上げます。

黙って録るようなことはしません。言いにくい話のときは、録らずに紙に書きます。

音声をどこに預けるかを見ておく

「AI 文字起こし 無料」で出てくるものはたくさんあります。ただ、無料のものは音声がどこへ送られて、どう保管されるのかが読み取りにくいことがあります。

うちは、文字起こしをパソコンの中だけで動かす形にしています。

お客様のお名前やご住所が入った音声を、外へ送らずに済むようにしたかったからです。

ここは便利さよりも、そちらを取りました。

消すものは消す

文字にしたあと、音声は必要なくなります。残す必要がないものは残さないようにしています。

お客様にとって、何が変わるか

正直なところ、お客様から見て劇的に変わることではありません。

それでも、こういうところは変わりました。

• 折り返しが少し早くなりました。 思い出す時間が減ったぶん、報告や見積にかかる時間が短くなりました
• 「言った・言わない」になりにくくなりました。 その日に何をうかがったかが文字で残ります
• 前に聞いた話を探せるようになりました。 「去年も似た音がしていた」というときに、前のやりとりを見返せます

逆に、変わらないことも書いておきます。

点検や修理の判断は、これまでどおり現物を見てからです。 文字起こしは記録の道具なので、故障の診断はしません。

お電話やメモの内容だけで原因を決めたり、金額を決めたりはしません。

AIを入れてみようか迷っている方へ

同じような小さな会社の方から、ときどき「何から入れたらいいか」と聞かれます。

私の実感では、自分がいちばん面倒だと思っている作業からだと思います。

うちは電話とメモがそれでした。逆に、格好のいい使い方から入れようとしたときは、続きませんでした。

あと、失敗しても誰にも迷惑がかからないところから試すのがよかったです。

自分用のメモなら、間違っていても直せばすみます。お客様に出すものから試すのは、私にはこわくてできませんでした。

こういうAIの試行錯誤は、インスタでも少しずつ出しています。

うまくいかなかったことも書いているので、よければのぞいてください。

@setubiyaosusume

業務用エアコン・エコキュートの点検や修理のご相談は、浜松市・磐田市・袋井市・掛川市あたりまでうかがっています。050-1284-0230 へどうぞ。

お電話にはAI受付が出てご用件をうかがい、内容を確認したうえで私から折り返します。

次回は9月26日(土)の朝、業務用エアコンの臭いの話をお届けする予定です。